Køleskabet i fælleshuset: salg uden kontanter og uden rod i regnskabet

Fælleshuset er der, hvor boligforeningen samles. Fællesspisning hver anden torsdag, sommerfesten i juni, julefrokosten, og resten af tiden er det lejet ud til en beboer, der holder fødselsdag. I hjørnet står et køleskab med øl og sodavand, og ved siden af står et spørgsmål, ingen rigtig har svaret på: hvordan bliver der betalt?

De tre almindelige løsninger

Dåsen. En kagedåse og en prisliste. Den virker, så længe folk har kontanter, og det har de ikke længere. Når kassereren tæller op, mangler der penge, og ingen ved, hvor meget.

Et privat MobilePay-nummer. Et bestyrelsesmedlem skriver sit nummer på en seddel. Det løser problemet med kontanterne, men nu står foreningens penge på en privat konto, blandet med vedkommendes egne overførsler. Det er ikke en anklage mod nogen, men det er et svært regnskab at lægge frem på beboermødet.

Et låst køleskab. Den sikre løsning. Så bliver der kun solgt, når en fra bestyrelsen er der, og det er ikke tit.

Det har bestyrelsen brug for

En boligforening er ikke en forretning, men den skal kunne gøre rede for pengene. Alle beboere betaler til fælleshuset, og alle har ret til at spørge, hvor indtægterne fra køleskabet er blevet af.

Det kræver tre ting:

• Foreningens egen konto. Pengene skal gå direkte til foreningen og ikke gennem en privatperson.
• Et salg for hver betaling. Ikke bare "Hanne, 30 kr.", men to øl og en sodavand, så det kan holdes op mod lageret.
• Noget, der overlever et bestyrelsesskifte. Bestyrelsen skifter, og den nye skal kunne tage over uden at starte forfra.

Udlejning uden at tømme køleskabet

Mange foreninger tømmer eller låser køleskabet, når fælleshuset er lejet ud. Det er ærgerligt for den, der lejer, og ekstra arbejde for bestyrelsen.

Hvis køleskabet sælger selv, kan det blive stående. Gæsterne til fødselsdagen scanner og betaler ligesom beboerne til fællesspisningen, og pengene går til foreningen, uanset hvem der har lejet huset.

Sådan gør Bippa det

En QR-kode på køleskabsdøren åbner foreningens prisliste i browseren. Beboeren scanner stregkoden på varen og betaler med MobilePay til foreningens egen konto. Salget bliver registreret, og lageret går ned.

Hvert bestyrelsesmedlem har sit eget login. Når bestyrelsen skifter, bliver de nye inviteret, og historikken bliver, hvor den er. Bippa registrerer salget, men aldrig hvem der købte, så ingen kan se, hvad naboen drikker.

Se, hvordan det virker for boligforeninger, eller læs, hvorfor tillidskassen aldrig passer.